Fiches pratiques · Confier un dossier
Beaucoup d'entreprises repoussent le recouvrement parce qu'elles imaginent un dossier lourd à constituer. En réalité, quatre pièces suffisent pour lancer l'analyse, et la plupart sont déjà dans votre logiciel de facturation.
Un dossier de recouvrement n'est pas un dossier de plaidoirie. Il sert à établir trois choses : ce qui a été commandé, ce qui a été livré ou exécuté, et ce qui reste dû. Tout ce qui prouve l'un de ces trois points est utile ; tout le reste est accessoire. Voici, dans l'ordre d'importance, ce qui compte.
La facture. C'est le point de départ, avec sa date, son échéance et le détail des prestations ou marchandises. Entre professionnels, elle doit aussi mentionner le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L. 441-9 du code de commerce) ; si ces mentions manquent, la créance existe quand même, mais la discussion sur les accessoires sera moins confortable. S'il y a plusieurs factures pour un même client, envoyez-les toutes : un dossier se traite par débiteur, pas par facture.
Le document qui fonde la créance. Devis signé, bon de commande, contrat, ou simplement l'échange de courriels dans lequel le client a passé commande. Entre commerçants, la preuve est libre (article L. 110-3 du code de commerce) : un « OK pour le devis » par courriel vaut accord. Dans certains métiers, la pièce a un nom précis : la lettre de voiture ou le CMR dans le transport, la situation visée ou le procès-verbal de réception dans le bâtiment, le contrat et l'état des lieux dans la location.
La preuve de l'exécution. Bon de livraison signé, procès-verbal de recette, rapport de mission, accusé de réception du livrable, ou tout écrit du client qui montre qu'il a reçu ou utilisé ce qu'il ne paie pas. C'est la pièce qui fait tomber la plupart des contestations tardives.
Les relances déjà faites et les réponses obtenues. Les dates, les courriels, un résumé en deux lignes des échanges téléphoniques. Si le client a contesté, sa contestation écrite est précieuse : elle fixe ses arguments et permet de préparer la réponse. S'il a promis de payer, sa promesse est une reconnaissance de la dette, qui compte pour la prescription.
Vous n'avez pas à envoyer vous-même une mise en demeure avant de nous confier le dossier : c'est notre première démarche, et elle est rédigée pour produire un effet. Vous n'avez pas besoin d'un extrait Kbis du client, nous vérifions son identité et sa situation. Vous n'avez pas besoin d'un avocat à ce stade : la phase amiable ne demande aucun acte de procédure, et si le dossier doit aller plus loin, c'est vous qui décidez. Et vous n'avez pas à attendre d'avoir tout réuni.
Rien n'est bloquant. Si une pièce vous manque, envoyez ce que vous avez : l'analyse gratuite dira ce qui suffit, ce qui manque vraiment, et ce qui peut être reconstitué.
Par le formulaire du site, qui accepte jusqu'à cinq fichiers et 10 Mo (PDF, JPG ou PNG, une photo de facture prise au téléphone convient), par courriel à contact@ceres-recouvrement.fr, ou en réponse à l'accusé de réception que vous recevez après votre demande. Vous recevez sous 48 heures une analyse gratuite et un avis franc sur ce qui est récupérable. Rien ne part vers votre client avant la signature d'une convention écrite, que la loi impose avant tout acte de recouvrement (article R. 124-3 du code des procédures civiles d'exécution).
Envoyez ce que vous avez : l'analyse est gratuite, la réponse arrive sous 48 heures.
Références : articles L. 110-3, L. 441-9 et L. 441-10 du code de commerce, article R. 124-3 du code des procédures civiles d'exécution. Cet article est une information générale à jour de septembre 2026 et ne constitue pas un conseil juridique individualisé.